Решения для организации удаленной работы

06.04.2020

Как плавно перевести компанию на удаленную работу и не потерять контроль над задачами и сроками? В материале собрана практика и опыт других компаний, которые активно используют удаленную работу в своих бизнес-процессах. Вы найдете простые решения для организации работы для каждого сотрудника без потерь КПД.

 

Удаленное рабочее место в облаке vClouds

Перемещение общего рабочего места в виртуальный мир обеспечивает круглосуточный доступ ко всем документам, базам данным, почте и другим электронным сервисам каждому работнику. Вы сможете использовать все инструменты для полноценной работы вашего офиса. При этом нет необходимости внедрять серверное оборудование, содержать технических специалистов.

Общее файловое хранилище

Заказав у нас файловое хранилище, вы получаете небольшой файловый сервер, который будет доступен каждому вашему сотруднику. Есть возможность создать общие папки, разграничить права на внесение изменений для каждого отдела. Файловое хранилище расположено в Tas-IX, что позволяет наладить комфортную работу даже с небольшой скоростью интернета.

 

1С в облаке

Для комфортной работы бухгалтерии рекомендуется перенести 1С в облако, что позволит удаленно работать в базе сразу нескольких пользователей. Услугу легко масштабировать, добавлять/удалять сотрудников. При необходимости можно всегда восстановить данные.

Карантин – также самое время внедрить полноценный электронный документооборот. Для бухгалтеров это настоящее спасение, когда появилась удаленно подписывать документы с помощью ЭЦП (электронно-цифровой подписи).

Средства коммуникации с клиентами

Для отделов продаж, закупов и поддержки идеальным решением станет IP-телефония. Помимо осуществления звонков через Интернет, технология позволяет объединять данные с CRM и впоследствии анализировать их.

Коммуникация внутри компании может быть налажена с помощью Битрикса24, где есть множество полезных функций. Для проведения видеоконференций и online встреч хорошо подходят следующие программы: Zoom, Whereby, Hangouts, Dingtone и другие.

 

Среда для постановки задач

При удаленной работе нужно сразу отказаться от задач в чате, так как проконтролировать их намного сложнее. Руководитель должен в любой момент времени видеть над какой задачей работает сотрудник, на каком он этапе и какие задачи еще предстоит выполнить.

Существует множество task-менеджеров и каждая компания подбирает тот, который ему более понятен и удобнее. Из популярных можно выделить Trello, Asana, Jira, Wrike и другие. Попробуйте один из них и следите за выполнением задач сотрудниками.

 

Системы учета рабочего времени

Многие руководители предпочитают сохранять полный контроль над тем, чем занят его удаленный сотрудник. Если правильно поставить работу в Битриксе, то программа частично решит этот вопрос. Если же речь идет о тотальном контроле, то здесь нужно специализированное ПО.

Есть специализированные программы, позволяющие контролировать присутствие и активность сотрудников, фиксировать опоздания и отправлять руководителю скриншоты рабочего стола каждые 5 минут. Из популярных решений можно выделить StaffCop, CrocoTime, Kickidler и другие. Все они платные, но позволяют наладить хороший менеджмент.